¿Cuál es el servicio más importante de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)?

Tiempo de lectura: 3 minutos

Definiremos el concepto claramente de una PMO

Regularmente nos encontramos con un profundo desconocimiento respecto a la definición y el objetivo de una Oficina de Gestión de Proyectos o como se la conoce según sus siglas en inglés: PMO (Project Management Office).

Para el Project Management Instituto (PMI), una Oficina de Gestión de Proyectos “es una entidad en la organización que tiene varias responsabilidades con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. Las responsabilidades pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo para la gestión de proyectos hasta la responsabilidad de dirigir proyectos diariamente¨. Se le llama frecuentemente Control Tower

Con esta definición fácilmente deducimos entonces que en una PMO deben existir fuertes conocimientos y habilidades sobre el negocio, cultura de la empresa, los estándares aplicables y la metodología de gestión de proyectos.

La Oficina de Gestión de Proyectos también busca estandarizar y optimizar procesos en la ejecución de proyectos, además, de ser el gestor de la documentación, las guías y las métricas asociadas a estos procesos. Se puede esperar que con una PMO los proyectos en una organización se ejecuten de la misma forma independientemente de los Gerentes de Proyecto que estén a cargo.

Bondades de la PMO y la real necesidad de esta dentro de cualquier organización

Consideremos por un momento cuáles son algunos de los servicios que podría ofrecer una PMO.

Gestión y gobernanza de la cartera

• Esto podría incluir la priorización de iniciativas.
• Dotación de personal / recursos.
• Presupuestos.
• Soporte en forma de herramientas y plantillas.
• Incorporación de personal nuevo y contratistas.
• Brindar capacitación sobre los estándares de la empresa para cosas como Autorización de gastos.
• El qué y el cómo de los presupuestos de capital frente a los presupuestos operativos.
• Control de cambios de proyectos y programas.
• Gestión de la cartera de proyectos, que es la herramienta o software que se utiliza para gestionar el trabajo del proyecto. Esto podría incluir las conocidas Jira, DevOps, MS Project, Smartsheet, Monday, Trello y muchos más…
• Difundir lecciones aprendidas de proyectos terminados.
• Brindar capacitación y ayudar a abordar las brechas de habilidades.
• Proporcionar informes a los líderes y las partes interesadas del negocio en forma de paneles de control u otras herramientas.
• Asegurar que los proyectos y programas estén alineados con la estrategia corporativa.
• Servicios de gestión y / o adquisiciones de proveedores.

En última instancia, la PMO existe en la mayoría de las empresas para respaldar los intereses de la empresa y los esfuerzos del personal del proyecto. Hay muchos lugares donde esos intereses se cruzan y muchos donde la forma y el método probablemente sean muy específicos de la organización en la que se encuentran, en lugar de ser universales.

Entonces, ¿cómo lo sabemos? Necesitamos preguntar. Habla con las partes interesadas; los clientes, los ejecutivos, los equipos de proyectos y cualquier otra persona que pueda tener interés en lo que usted hace y cómo lo hace. ¿Pregúnteles qué es importante para ellos? Investigue un poco para asegurarse de que lo que dicen no sea solo un síntoma, sino una necesidad real de núcleo / raíz.

Cree las herramientas que necesita en torno al resultado de estas discusiones. Entonces, podría preguntar, ¿cuándo termina esto o cómo sabemos cuándo terminé? Este proceso nunca debería terminar. A medida que encontremos formas de mejorar la entrega de valor y el desempeño del personal, siempre cambiarán las prioridades de los esfuerzos que debe realizar a continuación. Es un intervalo continuo de observación, mejora, medición, ajuste y repetición.

Ejemplos tradicionales:

1. En una organización lo más importante que podíamos hacer era priorizar la cartera para asegurar que los proyectos con mayor valor para la empresa se llevarán a cabo primero. Esto puede parecer bastante simple y puede serlo, pero algunas organizaciones no lo identifican tan directamente.

2. En otra organización, el servicio más importante resultó ser la estandarización de informes entre proyectos. Los informes no tenían un estándar y los clientes no estaban seguros de qué esperar de los informes o, para el caso, no tenían claro el progreso de los proyectos. Se desarrolla en estos casos y con los líderes, para crear un estándar de informes que satisfaga las necesidades de todos. Luego les preguntamos a ellos mismos nuevamente, en un ciclo de revisión anual.

En conclusión

Como principales razones para el establecimiento de una PMO podemos distinguir la de mejorar el porcentaje de proyectos exitosos y la de implementar prácticas estándar a lo largo de la organización

De igual modo, la implementación de una PMO tiene las siguientes ventajas.

• Crea una supervisión, control y seguimiento eficaz de los proyectos.
• Minimiza los proyectos fallidos y promueve un mayor éxito de los mismos.
• Mantiene a la gerencia informada acerca del estado de avance.
• Mejora la integración de los proyectos con el negocio.
• Desarrolla las competencias de gestión de proyectos en el personal.
• Ayuda a definir y alcanzar los objetivos del negocio.
• Prevención de riesgos mayores.
• Definir y manejar impactos ambientales y sociales de los diversos proyectos que maneja , para lograr el bienestar común y armoniza con el medio donde se desarrollan los diversos proyectos que maneja.

Muchos líderes no consideran necesaria la creación de una PMO dentro de su organización y justifican su posición argumentando diversas razones como el tamaño, el número de personas, los niveles de presupuesto o inversión, la complejidad de sus iniciativas o proyectos, etc.

Sin embargo, la pregunta necesaria es ¿Cuánto tiempo se debe esperar para hacer mejor las cosas?

REFERENCIAS:

Imagen principal desde uci.ac.cr