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En la generalidad, pocas veces se identifica cual es el rol de un GESTOR DE CAMBIOS y por ello, como estudioso y práctico en procesos administrativos de organizaciones y empresas, hoy desarrollaré algunas ideas vinculadas.
El siglo 20 y el nuevo siglo 21 traen implícita en todos los niveles la palabra ¨cambio¨ y a medida que avanzamos en el tiempo es mayor la necesidad de adaptarse a los mismos. Para ello debemos visualizar y entender el universo de gestión que implica la sola palabra ORGANIZACIÓN y por este motivo me voy a introducir en el tiempo y a buscar el origen, busco al padre de la criatura, comenzando con el modernista Peter Drucker cuyo legado abre las puertas a la visión más sólida que prevalece y soporta las bases del comportamiento y estructuras organizacionales, con una visión que nos lleva a lograr, mediante nuestras acciones los objetivos que planeamos.
Para hablar de cambios debemos saber dónde estamos y que nos obliga a tener que cambiar. Teniendo en cuenta que el mismo se constituye por un conjunto de procesos relacionados que conducirían a su implementación.
Cada proceso implica acciones donde aplicamos técnicas innovadoras para ayudar a lograr un cambio efectivo y medible. En información debemos levantar todo lo relativo al porqué se debe realizar, debemos contar con herramientas que midan la inversión, el impacto y el riesgo con miras a obtener valor y lograr los objetivos.
Para llamar las cosas por su nombre, debemos iniciar un proceso que denominamos Gestión de Riesgos con técnicas Scrum o Ágil, el cual nos ayudará a generar soluciones a problemas determinados y muestra las oportunidades que generan un cambio para adaptarnos al mismo. Una vez con propuestas en mano, es cuando la dirección de proyecto cumple su papel organizacional modelando los requerimientos para solicitar esos cambios, la herramienta , la técnica y la autorización para proceder a realizar el cambio requerido.
Control Integrado de Cambios
Este proceso se lleva a cabo desde el inicio del proyecto hasta su finalización y es responsabilidad última del director del proyecto. Las solicitudes de cambio pueden impactar el alcance del proyecto y del producto, así como en cualquier componente del plan para la dirección del proyecto o cualquier documento del mismo.
Cualquier interesado involucrado en el proyecto puede solicitar cambios, los cuales pueden ocurrir en cualquier momento a lo largo de su ciclo de vida. De la misma forma, el nivel del control de cambios utilizado depende del área de aplicación, de la complejidad del proyecto específico, de los requisitos del contrato, del contexto y el entorno en el que se ejecuta el proyecto.
Por otro lado, antes de establecer las líneas base del proyecto, los cambios no necesitan ser formalmente controlados por el proceso, pero una vez que la línea base del proyecto ha sido definida, las solicitudes de cambio se gestionan a través del mismo.
Como regla general, el plan de gestión de la configuración de cada proyecto debería definir que objetos del proyecto deberían someterse al control de la configuración y por tal motivo, cualquier cambio en un elemento de configuración debería controlarse formalmente y requerirá una solicitud.
Es importante destacar que aunque los cambios pueden iniciarse verbalmente, deberían registrarse por escrito e ingresarse al sistema de gestión de cambios y/o al sistema de gestión de la configuración. Complementariamente, las solicitudes de cambio pueden requerir información sobre los impactos estimados en el cronograma y en el costo antes de la aprobación.
Existe la Técnica Ágil para enfrentar mejoras en las actividades, dando excelentes resultados y muy comunes entre los gestores de proyecto que consideramos aplicarla para cada caso específico que requiera de una evaluación dentro de la gestión de proyectos.
¿Toda solicitud de cambio es incorporada?
Las solicitudes de cambio aprobadas pueden requerir la revisión o nuevas estimaciones de costos, secuencias de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y/o análisis de alternativas de respuesta a los riesgos. Estos cambios pueden requerir ajustes al plan para la dirección del proyecto y otros documentos del proyecto. Algunas solicitudes de cambio pueden requerir la aprobación del cliente o del patrocinador tras la aprobación por el comité.
Como resultado a lo anterior, obtenemos la nueva actividad debidamente estudiada y autorizada para incorporar al proceso. Esta, representa el nuevo cambio que vamos a incorporar y se presenta en consecuencia con todos los soportes detallados.
Una vez la incorporamos al proceso, falta evaluar y corregir detalles para optimizar su dirección al logro del objetivo. Esto se llama dar verdadero valor, mejora continua y de impacto socio ambiental positivo rumbo a un crecimiento sustentable.
Nuevos modelo de gestión que están teniendo impacto y resultados
ADKAR es un modelo para gestión de cambio organizacional y se fundamenta en la medición individual que permite que cada individuo supere las etapas que lo componen. El utilizar este modelo dentro los proyectos, la empresa puede obtener principalmente dos cosas importantes:
- Hablar el mismo idioma alrededor de gestionar el cambio organizacional
- Tomar acciones apropiadas para que las personas se integren a los cambios
ADKAR es un acrónimo y representa 5 resultados concretos que las personas deben alcanzar para hacer que un cambio sea duradero: Alerta, Deseo, Conocimiento, Aptitud, Reforzamiento
En todos los casos, se debe destacar la capacidad de adaptación en las organizaciones y por ende, la inteligencia emocional debe ser aplicada con el objeto de ayudar a implementar los cambios y a suavizar la actitud de los menos colaborativos. Es una terea integral que lleva su estudio y meditación.
REFERENCIAS
https://www.youtube.com/watch?v=mbgdskEm4lc
Director PMO Lexus Ca,
Asesor de Procesos Administrativos AS1 Consulting.
Colaborador PMI Venezuela.
Miembro Lagility Inning Group.
Miembro FGPV.