Gestión de Requerimientos

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La Gestión de Requerimientos es un enfoque sistemático para encontrar, documentar, organizar y hacer el seguimiento de los requisitos de cambio de un sistema o el diseño del mismo.

¿De dónde surgen y a que nos lleva una Gestión de Requerimientos?

Surge de la planificación de recursos, lo que tenemos y lo que nos hace falta, lo que ideamos y debemos tener. Surge de las necesidades y expectativas del individuo y los diversos recursos que necesita para hacerlo.

¿A dónde nos lleva?

Nos orienta a realizar una compra o encontrar en el mercado que exista lo que necesitamos, pero siguiendo una metodología organizada, regulatoria y generalizada para cada necesidad que incorporemos al sistema que manejemos. Esta acción facilita la gestión e incorpora la herramienta para controlar y hacer seguimiento a los requerimientos.

El resultado es la entrada para encausar la acción de adquirir, adaptar e incorporar el requerimiento al proceso o sistemas, por lo que constituye una entrada a la Gestión de Compras del Proyecto. Veremos esto desde tres puntos de vista sin desenfocar lo que verdaderamente constituye la Gestión de Requerimientos.

Desde la perspectiva del Gerente de Proyectos y PMO

Es del diseño del proceso para realizar cualquier requerimiento que se vaya a gestionar en un proyecto, ello lo constituye desde el diseño del procedimiento, los formatos a incorporar, las herramientas equipos que debemos usar, capacidades, actitudes y experiencias de las personas que interactúen, y determinar y encontrar los espacios para instalar o ampliar un determinado proceso u actividad.

Desde la perspectiva de la Organización

La Gestión de Requerimientos de la organización se origina en la planificación de personas, maquinaria, equipos, consumibles y espacios que debemos incorporar a los procesos, bien sea por ser más apropiados para lograr los objetivos de cada función o que debemos cambiar para agregar mayor valor a los procesos actuales que realizamos.

Desde la óptica del proveedor o el servicio.

Para ilustrar debemos considerar que requerimiento de actividad es el que se presenta y que servicio provee el interesado en dotar el requerimiento. Para ello dividimos en cuatro los interesados que se presentaran para la oferta de requerimientos dada la naturaleza del mismo.

Los requerimientos y la clasificación por la actividad que realizamos en el proceso. Podemos clasificarlos en tres grupos sin temor a exclusiones y considerando la universalidad de cada concepto en el campo de proyectos.

1. Requerimiento de personas.

Es el individuo que deseamos incorporar, sus capacidades, sus aptitudes, sus actitudes y demás características que se requiera incorporar e integrar el sistema. El proveedor recibe los manuales de los requisitos y concilia la necesidad con las personas que debe proveer, pertenecientes del mercado que maneja. Deben ser conciliatoria requerimientos y capacidades, para que el gerente logre satisfacer la necesidad del personal de ese mercado de ofertas buscando aportar el mejor valor para la organización.

2. Requerimientos de maquinaria y equipos.

La maquinaria y equipos, sin dejar de lado los consumibles necesarios mientras se mantenga la vida útil de dichos equipos, son de fundamental importancia para un gerente, por lo que el proveedor deberá velar y dotar de la información, capacidad, vida útil, bondades, operatividad, y servicio de esos equipos. El valor que una decisión duradera aporta puede ser clave en este análisis, el diferencial de precio de los equipos y maquinarias está determinado por durabilidad, la eficiencia y el gasto de mantenimiento, considerando que deben tener confiabilidad de datos aportados dado que los equipos serán incorporados o no dependiendo de la aplicación real de esta información. ¨Del dicho al hecho hay mucho trecho¨ por lo que debemos exigir a mayor precio mayor calidad.

3. Requerimientos de Espacios.

Nunca veo a los gerentes analizar este elemento, nunca se nombra, lo incorporo en cada decisión de proceso que manejamos, porque todos los requerimientos que señalo con anterioridad ocupan un espacio dentro del proceso y esos metros de más o menos afectan los proyectos de manera importante. Si adquirimos un recurso bien sea persona, máquina o equipo debemos calcular costos de lugar para colocar, de movimiento que realiza el operario y del equipo y sitio donde se instala, dotación de consumibles que debemos tener para su operación continua.

Una Gestión de Requerimiento de calidad que cumpla cada uno de los objetivos de cada actividad preestablecida y que alinee con la misión de la organización, nos va a aportar valor y eso perseguimos. Los cambios y adaptación son fundamentales para que los procesos perduren en el tiempo, y la calidad depende de que todo lo que necesitamos este ahí para integrar el sistema y fluyan los procesos armónicamente sin interrupciones ni limitantes.

Debemos siempre tener un protocolo y manuales para gestionar los requerimientos y que se ajusten y sirvan como verdaderas herramientas de control y seguimiento para satisfacer las necesidades de incorporar recursos a los procesos que manejamos.