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¿Cómo se interpreta?
Recordamos la reflexión final que nos enlaza con la estructura de los Dashboard y utilidad en la Organización planteados en PMO. Dashboards Importancia del instrumento publicados en Catalejo Virtual en edición pasada.
He aquí donde los quería traer, porque es donde el Director de Empresa o de una PMO – Project Management Office, va a darle el valor a la información del tablero. Va a mostrar las desviaciones o la precisión con exactitud, qué informa y donde se encuentra en el momento que se muestra el registro en el tablero de control.
Los análisis de dispersión de datos comunes en todo tablero son muy utilizados para estandarizar y determinar SMARTS y precisar el grado de alcance de objetivos a lograr, razón por la cual cada interpretación se encuentra en un nivel dentro de la organización para cada tablero informativo que se desea visualizar. Profundicemos.
Niveles de Dashboard
Un Dashboard puede verse en diferentes niveles de proceso, en diversas áreas, en múltiples equipos y aún más, en cualquier medidor o indicador dentro de la organización. Analizaremos seis categorías de tableros o Dashboards, donde cada líder en el proceso utiliza el más apropiado para su información exposición y monitoreo, según el área que maneja o debe reflejar.
- Dashboard de Actividad.
- Dashboard de Proceso
- Dashboard de Proyecto
- Dashboard de Programa
- Dashboard de Portafolio
- Dashboard Corporativo o Estrategia Global.
- Dashboard de Actividad.
Es aquel indicador de desempeño que evidencia cierto parámetro específico como el indicador de nivel de aceite, combustible, distancia recorrida en un automóvil, tiempo promedio, revoluciones por minuto, etc. Son los más simples pero controlamos riesgos al solo verlos.
- Dashboard de Proceso.
Cuando incluye todas las actividades de un proceso, como por ejemplo el indicador de accidentes laborales, los costos comparativos por actividad realizada, las horas consumidas por actividad vs. horas totales de procesos, desviaciones de tiempo estimado y tiempo real de proyecto y muchas más que se requiera monitorear y tengan significación para el líder de proyecto.
- Dashboard de Proyecto.
Estos indicadores se asemejan a los Dashboards corporativos, solo que su definición se ajusta a un solo proyecto específico, por separado y sin integración. Un claro ejemplo en materia de proyectos es el Dashboard del alcance vs. el tiempo estimado del proyecto, es el más común en estos tableros, porque siempre el alcance debe ser tratado con relevancia muy significativa en materia de proyectos. Otro tablero podría ser el costo beneficio y el valor ganado.
- Dashboard de Programas.
Cuando hablamos de programa estamos incluyendo dos o más proyectos agrupados bajo una categoría específica que les cobija y con interrelaciones comunes que hacen que pertenezcan a determinado tema específico. Podemos señalar programas propios o de terceros, que podrían ser clasificados como privados o públicos y en áreas como los industriales, tecnológicos, de servicios, agrícolas, pecuarios, de alimentación, de construcción, desarrollo tecnológico, transporte, vivienda, salud, infraestructura y algunos otros.
Un proyecto puede pertenecer a uno o varios de estos programas según el objeto que persigue, por eso en materia de proyectos hablamos de híbridos e integrales. Por lo tanto un Dashboard de cuarto nivel mostraría interrelaciones entre proyectos, integraciones por áreas, indicadores de dependencia entre ellos y grados de aporte al programa entre otros tableros posibles.
Los datos que alimentan un tablero de este nivel, por lo general nos ilustran estadísticas complejas de resultados operativos y relaciones de informes. Lo entendemos cuando vemos un informe de capacidad de endeudamiento, apalancamiento financiero, promedio de metro costo cuadrado de construcción, punto de equilibrio, unidades a producir, tasa de retorno de inversión.
Esto hace evidente como se complican un poco más los datos que contiene un tablero a medida que sube de nivel organizacional, requiriendo mayor especialización del expositor que busca simplificar su presentación y el oyente que tiene escaso tiempo para captar.
- Dashboard de Portafolio.
Se juega con la información de Proyectos y Programas contenidos en él y refleja resúmenes por áreas, sectores, personal, empleos generados, hectáreas asistidas, inversiones de cada proyecto representado y su aporte al global de la cifra. Este portafolio y su Dashboard pertenecen a un individuo o grupo de ellos identificados bajo un nombre o firma.
Una PMO puede llevar diversos tableros de diversos procesos que maneje, pero el Dashboard que se requiere es propio de su necesidad. Se informa en ellos por ejemplo, el desempeño del equipo que labora, calendarios de actividad y grado de cumplimiento en el tiempo, horas trabajadas por proyecto, eficiencia operativa, desviaciones presupuestales y requerimientos.
- Dashboard Corporativo o Estrategia Global.
Llegamos a lo alto de la cadena de mando, donde se toman las decisiones de dirección y estrategias de un corporativo empresarial. Se gestionan en este nivel uno o más portafolios de inversión, donde se manejan las decisiones globales con una Misión que se direccionan en conjunto. Las decisiones se enfocan a superar riesgos globales, inversiones comprometedoras y acciones decisivas para cambios globales.
Es el tablero que muestra dominios diferentes y niveles de Empower que compiten para varias organizaciones con valores enfrentados estadísticamente. Un tablero de esta naturaleza está ilustrado claramente al ver una pantalla en la bolsa de valores de New York o Wall Street, sobresaliendo el precio accionario, participación global en áreas, ganancias estimadas por acción, nivel de riesgo, prestigio y seriedad en el tiempo de cada firma allí representada.
El plan de vuelo en planificación, es la primera base para definir el tablero que controlará el proceso que dirigimos y esperamos que con este análisis se haya establecido claramente la importancia, la estructura y los elementos que servirán para adecuar las necesidades de información para monitorear el conjunto de datos de manera adecuada en nuestro Dashboard.
REFERENCIA
Director PMO Lexus Ca,
Asesor de Procesos Administrativos AS1 Consulting.
Colaborador PMI Venezuela.
Miembro Lagility Inning Group.
Miembro FGPV.