PMO. Dashboards Importancia del instrumento ..

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Repondamos las pregunta básicas del ¿Qué? ¿Para qué? ¿Qué contiene? ¿Cómo se estructura? ¿Cómo se interpreta? ¿Cuáles son sus niveles?

¿Qué es?

Cuando hablamos de un Dashboard, tablero o cuadro de mandos, nos estamos refiriendo a un documento en el que se reflejan, mediante una representación gráfica, las principales métricas o KPI (Key Performance Indicator – por sus siglas en ingles) que intervienen en la consecución de los objetivos de una estrategia o actividad que desempeñamos, de ahí la importancia y su significado estratégico.

Los Tableros de Control Empresarial o Dashboards (como también se le conocen) permiten monitorear el desempeño de una empresa; desde el aspecto estratégico, táctico e incluso operativo.

Su forma y estructura dependen de la necesidad del que maneja el proyecto, qué necesita monitorear, qué es importante para él, qué desea ver integralmente para ayudarse a visualizar los riesgos de manera oportuna, entre otros. De esa necesidad de información, se deriva lo que desea ver y por ello nunca encontraremos un tablero igual a otro en las diferentes empresas u organizaciones.

¿Para qué nos sirve?

Un Dashboard debe ayudarnos (guiarnos) a identificar el origen de ese dato positivo o negativo que hemos detectado y que queremos visualizar, lo que queremos que alerte y nos permita tomar una decisión al respecto. El análisis en detalle de los ‘porqués’ se debe hacer en un informe en concreto o en otra herramienta diseñada para ello.

También sirve para tomar decisiones que optimicen la estrategia de la empresa, pero NO sirve para definir la acción correctora concreta o para estudiar en detalle determinada área. De forma específica:

• Un Dashboard nos permite hacer un seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos de negocio.
• Un Dashboard es una foto ‘fija’ de los principales indicadores de nuestro negocio, no un lugar donde estudiar un determinado tema, cruzar variables, etc. etc.

¿Qué contiene?

Su forma y estructura dependen de la necesidad del que maneja el proyecto, por lo tanto, el contenido del Dashboard no será otro que el pequeño informe que integra de una manera visual y concreta, el contenido de información de los procesos que el director desea tener frente a él cuando se sienta en una mesa directiva y desea analizar el global del negocio que conduce y desea controlar o dirigir.

¿Cómo se estructura?

Para realizar y organizar un tablero debemos considerar los siguientes elementos,

• Las variables a analizar. Ejemplo: costo – beneficio, crecimiento de inversión vs rentabilidad por proyecto, etc.
• Las unidades o sistema de medida que se utiliza. Ejemplo: euros, dólares, pesos, bolívares, kilogramos, megabits, etc.
• El encabezado del contenido. Ejemplo: comparativos ventas por proyecto, compras vs. cuentas por pagar, inventarios mensuales, tiempos de proceso, desviaciones presupuestales, etc.
• La diferenciación de elemento por color o tamaño. Ejemplo: rojo persona, amarillo equipos, verde consumibles variables, gris espacios y terrenos.
• Identificar claramente los elementos que participan con información que lo identifique. Ejemplo: Proyecto A –Proyecto B-Proyecto C

• Procedencia de la información que se resume en el gráfico. Debe definirse o re direccionar el acceso a los datos que lo agrupa. Ejemplo: tablero de ventas, procede de reporte de ventas oficinas regionales mes de septiembre 2020.
• Periodos que se muestran .Ejemplo: mes, horas, días, semanas, etc.

No podemos establecer que estos elementos estén en todo tablero que diseñemos, pero las formas más básicas deben contener estos elementos en su estructura. Tampoco existen reglas estrictas para ello la reducción o restricción de la estructura de cualquier tablero.

Existen formas también para visualizar un tablero, las cuales pueden variar según los datos que mostramos y por ello vemos tableros de dispersión, de columnas, de círculos, de graficas lineales, entre otros. Estos se ajustaran a la visualización más adecuada de los datos que debemos presentar en dicho tablero.

¿Cómo se interpreta?

He aquí donde los quería traer, porque es donde el Director de Empresa o de una PMO va a darle el valor a la información del tablero. Va a mostrar las desviaciones o la precisión con exactitud de lo que informa y donde se encuentra en el momento del registro en el tablero de control.

Los análisis de dispersión de datos, comunes en todo tablero, son muy utilizados para estandarizar y determinar SMARTS – acrónimo para referirse objetivos con las caracteristicas Specific (específico), Mensurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante) y Timely (temporal) y con ello, precisar el grado de alcance de objetivos a lograr.

En una próxima entrega se detallará que cada interpretación se relaciona a un nivel dentro de la organización y el respetivo tablero informativo a visualizar.

REFERENCIAS

https://www.linkedin.com/posts/pba-lic-carlos-a-rivero-lozada-7b251268_pmo-importancia-del-dashboard-activity-6733407571463479296-2mE0

Imagen principal por Chris Leipelt en Unsplash